Denuncian el mal estado del Archivo Municipal de San Sebastián

La Jefa de la Sección de Archivo de San Sebastián denuncia en el escrito que ha remitido a ALDEE que las instalaciones compartidas por el Archivo Municipal de San Sebastián con otros tres locales se encuentran en muy mal estado. Además, informa que la situación no es mejor en cuanto a la política de gestión documental. A continuación puedes leer el escrito que la Jefa de Sección del Archivo Municipal, Belén Martínez Menéndez, ha remitido al alcalde, a todos los partidos políticos y a ALDEE.

Ante las carencias y deficiencias que se han venido detectando en el Archivo Municipal desde hace dos años, la Jefa de Sección de Archivo denuncia lo siguiente:

El Archivo Municipal de Donostia ocupa unas instalaciones compartidas con otros tres locales: un Rocódromo, una  Sala de danza y una sala de la Asociación vecinal del barrio de Egia, cuyos usos no compatibles comparten áreas comunes. Además, los conductos de salida de la climatizadora correspondiente al Rocodromo y sala de danza atraviesan uno de los depósitos, de manera que, si existe un problema, las intervenciones se realizan en el depósito afectado. Es decir, el sancta sanctórum  de  los archivos es, de facto, una “servidumbre de paso” .

En septiembre de 2021, recién llegadas a la nueva sede, el sistema de extinción de incendios fue activado accidentalmente, provocando la descarga de varias botellas de extinción del fuego en el hall de acceso a dos depósitos, dañando parte del sistema de climatización. Este incidente puso de manifiesto el incorrecto funcionamiento de la instalación de extinción de incendios, por lo que se solicitó una revisión urgente del sistema, así como un ensayo de descarga que permitiera reproducir las condiciones reales de funcionamiento del sistema.

La prueba se realizó el 22 de noviembre de 2022 y resultó fallida, ocasionando graves desperfectos. Desde ese día, el Archivo carece de sistema de extinción. Además, resultó dañado el sistema de climatización y renovación del aire de dos depósitos, así como el mecanismo que regula el acceso controlado a la zona de los mismos.

Desde entonces, seguimos sin sistema de extinción y, además, desde hace varios meses llevamos comunicando la humedad relativa fluctuante que se están produciendo en los depósitos. En el depósito 1, donde se custodia documentación histórica, en soportes de papel, pergamino, y con elementos de cuero y cera, ha alcanzado hasta el 70%, y en el 5, el 90%. La documentación perteneciente al fondo de la Marquesa de San Millán y Villalegre, la del fondo del Consulado, así como la del fondo de Altza presentan una situación de riesgo máximo, como consecuencia del estrés y tensión al que se ven sometidos los distintos materiales –pigmentos, tintas, soportes proteínicos (pergamino), papel, etc-. Se ha detectado un aumento de moho y de la degradación y/o descomposición de la piel, en documentación perteneciente a esos fondos.

Con respecto a la política de gestión documental, la situación no es mejor. En febrero de 2022, se publicó en la plataforma de Contratación Pública en Euskadi el anuncio del “Contrato de prestación de servicios del programa de gestión documental del Archivo municipal”, ya que contamos con una aplicación obsoleta, alojada en Lotus Notes, que no cuenta con los elementos de descripción de ISAD (G) ni cumple los requisitos de las distintas Normas Técnicas de Interoperabilidad.

De la noche a la mañana, la Dirección estimó que ese recurso no era esencial, alejándonos así de los estándares archivísticos y sin cumplir con lo establecido en el art. 7 de la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

Al condicionante tecnológico, se suma el condicionante organizativo-administrativo, que sitúa al Archivo en una posición jerárquica de tercer nivel, y no como un servicio integrado en una Dirección con autonomía funcional para el cumplimiento de las funciones establecidas por ley   indispensables para poder prestar el servicio público que le corresponde, con personal técnico cualificado y en número suficiente para desempeñar las funciones que nos encomienda la citada ley (art. 14.1.)

Belén Martínez Menéndez

Jefa de Sección de Archivo